Cizmăria informatică. Sau cum să vinzi si
mai ales cum să cumperi linia de miră1 a unui
ERP
Toate
asemănările cu personaje si întâmplări reale sunt pur întâmplătoare...
Când eram în armată circula un banc cu
Bulă care tot trimitea scrisoare acasă din armată către tatăl său rugându-l să
îi trimită bani fiindcă a pierdut din nou linia de miră1
.
Suntem aproape trecuti în 2012 si unii dintre dvs.
probabil că vă întrebati cine e vinovatul în povestea asta:
Am grersit eu ca sef de proiect ?. De ce oare mă
aflu la a III-a (a treia) implementare nereusită de produs ERP? Si vorba aia
nu sunt bugetar deci nu am luat spagă de la nici una din firme. Ce să mai
vorbim... Eu le-am ales pe toate trei aproape.
O fi gresit patronul ?. Când la nunta verisoarei
a aflat că ginerele cumnatului tocmai se afla în negocieri cu o firmă
importantă din capitala care este reprezentantul unui concern din VEST cu mii
de implementări în Antarctica, Argentina, Angola, Algeria si chiar Papua Noua
Guinee si atunci m-a pus să îi contactez discret pe unii de la noi din cartier
care cică si ei sunt foarte multumiti de acel ERP renumit ?. Ca doar tările
enumerate mai sus au sistemul contabil, fiscal si de gestionare a documentelor
identic cu cel din România - cu mici exceptii care se vor corecta fara
eforturi mari în timpul implementarii desigur.
Sau poate nu am fost atenti la toate detaliile
interesante din POWER-POINT-ul pe care omul de la
vânzări ni le-a explicat cu lux de amanunte la cele 5 prezentari ale
produsului (2 la noi si trei la capitală). La una din prezentările din
capitală chiar nu a adormit nimeni fiindca venisera si cei de la fabrica de
dulciuri si tin minte că ei au întrebat dacă programul scoate facturi si are
liste de preturi si li s-a răspuns clar ca asta e un ERP: "el se ocupă cu MRP
(1+2), DRP, EDI, SSM si multe alte lucruri cu 3 litere" - deci o factură ar fi
un lucru banal. Dar ei au insistat spunând că: au 30 de depozite, 5 facturiste
pe depozit, se lucrează în două schimburi, se face si aviz si factură, se
vinde si la persoane fizice, iar mai multe avize se pot închide într-o
factura, marile lanturi de hipermarket-uri returneaza săptămânal multe produse
neconforme etc... Atunci s-a iscat o controversă si din acest motiv nu am
putut să închidem un ochi. Au mai zis ceva de unele facturiste care trebuie să
facă si casă+bancă pe depozitul respectiv, să listeze si nirurile si să
avizeze si comenzile emise din PALM. Li s-a răspuns ca noul ERP rezolva asta
prin "Segregation of Duties" si să nu fie îngrijorati. Toată lumea a fost de
acord aici.
Poate e de vina contabila
sefa ? Cred că ea poartă toata vina fiindca la primul a zis că dacă
produsul scoate balanta cu 5 coloane e multumită pentru început si e
constientă că se va adapta la raportările românesti în cel mult 6 luni. Până
atunci ea scoate în continuare balanta în programul national - MIEL. La al
doilea a zis că în afară de balantă ar trebui si cartea mare ca să vadă cum
s-au împerecheat conturile, iar la al III-lea acum a zis că fară fise cont,
fise de magazie, NIR, Balantă de stocuri, carte mare si balantă cu 5 coloane
nici nu discută cu ăstia pe care i-a adus patronu' (de la nunta cu verisoara).
Poate mai târziu o să avem si o balantă de clienti, una de furnizori si până
în martie mai mult ca sigur registrul de casă.
Sigur a gresit si sefa de la
financiar . Fiindca nu a zis nimic niciodată. Doar la a doua implementare
nu i-a placut că programul nu lista Registrul inventar al mijloacelor fixe cu
grupare pe locatii+detinători si sa afiseze si valoarea ramasă. Mai spunea că
reevaluarea trebuia să o faci pt. fiecare număr de inventar în parte si noi
cică avem 5200 inclusiv clădiri, utilaje. Din cauza ei cei cu a doua firmă
furnizoare de ERP au renuntat. A, să nu uit: parcă zicea ceva si de leasing -
am avut vreo 480 de contracte cu 3 firme diferite prin 2007-2008 si toate
trebuiau evidentiate si in EURO.
A gresit si omul de la IT. El e bine mersi acum -
are firma lui. Poate dacă insista atunci când au venit primii cu ERP-ul se
întelegea cu ei si făcea el rapoartele alea de nu le făcea sistemul fiindca
era posibilitatea prin ODBC. Dar s-a tinut în gura cu ei si nu a primit schema
logică a bazei de date.
Cred totusi ca Seful de depozit de la Bucuresti a
fost unul din artizanii implementarilor nereusite. Este un bun inginer
dar nu are cultură economică deloc si de aceea nu s-a apropiat deloc de nici
unul din cele 3 ERP-uri. Nici nu a trimis toti oamenii la scolarizare la
Vâlcea anul ăsta în august. Si acum tine evidentele alea în EXCEL, Acces si
are acum un băiat care i-a facut ceva în FOX (stocurile parcă.) Zicea ceva de
declaratia vamala de import (DVI), pretul complet de aprovizionare, iesire
FIFO sau cu identificare specifică la scoatere, identificare loturi?!. Nu
putea să stie el toate astea. Numai gacica aia pe care a angajat-o prin 2009
l-a învătat. Mai zicea ceva de diferenta între pretul de stoc si pretul de
vânzare pe fiecare articol si pe fiecare client - cică asta nu a iesit în nici
unul din programele pe care le-am adus din 2004 si până azi. Dar cred că
exagerează. Patronul nu s-a putut certa cu el fiindcă pe la Bucuresti se fac
95% din importurile din Turcia si Japonia - aproape 80% din total produse
aprovizionate.
Sunt si câtiva din firmă care au fost de acord de
fiecare dată când se punea problema introducerii unui nou ERP. Doar că
noul ERP să fie mai bun decât celalalt - asta era conditia. Astia sunt băietii
de la Plan si cei de la Tehnic. A ! si băietii de la distribuitie - cei care
fac comenzile pt. Hipermarket-uri parcă au fost multumiti de fiecare dată.
Cred că am omis pe cineva - este seful de la
Receptii-Aprovizionare - un mare nemultumit: omul ăsta a participat la
toate prezentările din 2002 si până azi, a participat la toate implementările,
a fost personal la scolarizare si nu îi convine nimic: are toată ziua probleme
cu inventarele si se puncteză săptămâmal cu sefa contabila (o conduce mereu
seara după ce fac punctajele) - parcă sunt vorbiti. Omul asta zice că
niciodată scripticul nu a bătut cu fapticul decât la produsele noi
aprovizionate de curând, are mereu în balanta de stoc din ERP cantitatate ZERO
cu sold negativ. Fisa de magazie nu bate cu recapitulatiile pe documentele
intrate/iesite ce le tine el în EXCEL. Mai mult: pe contul 371 si 301
niciodată nu au putut să compare rulajul debitor cu intrarile valorice din
balanta de stoc si rulajul creditor cu iesirile pe fiecare magazie în parte.
Zice că la fiecare inventar trebuie să stea si sambata si duminica până la
23:00 să facă tot felul de punctaje. A insistat ca la noul ERP să se poată
lista recapitulatia cantitativ-valorică pe documente/magazii/conturi si
articole - unde o fi vazut el asta ? si la ce i-o trebui ?- nici unul din
ERP-uri nu a avut asa ceva. Eu stiu că un ERP stie să primească comenzi de la
clienti si să lanseze comenzi către furnizor si nici decum să facă
recapitulatia documentelor. A ! am uitat - cică are f. multe avize între
depozitele din tară si nu stie niciodată cât este emis, cât este pe drum
(contul 481 ) si cât s-a receptionat efectiv. Trebuie să astepte sfârsitul de
lună ca să facă asta si a zis ca e imposibil - lui îi trebuie de azi pe maine
cel târziu. O avea si el partial dreptate - dar altii de la firme cu acelasi
profil ca si noi parcă nu se plâng asa!
Mai sunt câteva fete la contabilitate care sunt
nemultumite: noroc că pe astea nu le ascultă nimeni. Vor ca să vadă nu
stiu ce facturi în sold la data cerută de ele (doar facturile nu si avansurile
si cecurile), mai vor cecurile+biletele la ordin încasate precum si cele
aflate pe drum si cele refuzate. Si mai vor să vadă analiza facturilor pe
tipuri de încasări - eu cred că sunt nebune. Ziceau ceva si de registrul de
casă si de deconturile cu salariatii - dar EU cred ca NU e o problema asta
fiindcă noi avem doar 30 de case în lei, 14 în valută , 260 de conturi bancare
si 1800 de salariati dintre care doar 350 pleacă în delegatie - cam 15 pe
sucursală. Oricum fetele astea s-au uitat urât la noi de fiecare dată când am
venit cu un nou ERP - nu stiu de ce?
Mai avem si operatii făcute prin cele 10 magazine
proprii - dar de asta se ocupa una care e cam
dusă - nu putem să o dăm afara fiindcă e prietenă cu sefa contabilă
si cică e bună meseriasă - a tinut 23 de firme până să vină la noi dar acum nu
mai are decât 12 că restul au dat falimet si mai cunoaste si pe unii de la
control. Se pricepe la chestia aia cu receptii în pret de vânzare (inclusiv
TVA si adaos comercial) - ca la butic. Stie să facă si descărcările. Urlă
toată ziua că trebuie să adune nirurile facute de mână în magazine pe hârtie
si a zis că dacă nu sântem în stare să adaptăm nici ERP-ul asta la mecanismul
de magazin ea se duce la patron să îl determine să aduca un program în fox de
la una din firmele ei.
Contabila de la postcalculatia costurilor e o
doamnă - nu a zis nici da nici ba la nici una din implementări. Ea face si
mai toate declaratiile (100, 300, intrastat, 390, 394). Ei i se extrag lunar
niste listinguri din program undeva pe 10-15 ale lunii următoare. EA ia
datele, le amestecă în niste exceluri, trage amortizarile si salariile separat
si apoi scoate niste situatii. Patronul e multumit de ea dar nu întelege de ce
se obtin situatiile de postcalcul la 20-25 de zile de la terminarea efectiva a
lunii ? Nu stim daca actualul ERP ne poate oferi aceste situatii mai devreme.
Ne mai gândim.
Era si o firmă de informatică locală care ne-a promis
ceva prin 2002-2003 - parcă îl chema GOGU pe domnul acela. Stiam că el are
deja 4 module independente: conta, salarii, mijloace fixe+ stocuri care
functionau atunci la 140 de firme dintre care 2 ca a noastră si că le va
integra pe toate. Urma să facă partea de facturare si clientii imediat si un
postcalcul la maximum un an de la startarea implementării. Patronul si
contabila sefă nu au vrut fiindcă li s-a parut mult atunci: 30.000 USD + 3000
USD mentenată anuală. Azi dacă ne uitam în urmă am dat: 40.000 pe primul ERP
cu tot cu scolarizare, 80.000 pe al doilea la care s-au adaugat licentele de
baza de date vreo 20.000. Se pare ca sub 200.000 pentru cel care se
află în derulare acum nu scăpam. Dar o să facem credit pt. hala nouă, intra
niste bani de la UE si o să ne descurcăm. S-ar putea să ne mai ceara 30.000 pe
modificări. La banii astia nu am trecut sutele de ore muncite de noi în afara
programului si ce a mai suportat patronul pe lângă (mese, cazări, deplasări).
Mai sunt câteva chestii de zis dar mă opresc aici. Eu
zic că vina e împărtita. Cel putin cei de la firma asta care a venit acum par a
fi seriosi. Unii dintre consultanti au multă experientă. Unii
au lucrat la Otelul Galati, Hunedoara si Resita deci sunt oameni grei,
altii au două facultati: matematică + automatică (deci se pricep automat
si la economie) iar unii dintre ei stiu engleză (lucru foarte necesar ca să
îti iasă balanta sau fisa clientului). Cred că putem avea
încredere. Au fost drăguti si chiar ne-au atentionat că dacă băgam
documentele în ordine o sa avem balantă de stoc mai mult ca sigur si o fisă de
magazie curată. Despre ăia de la productie, auto, obiectele de inventar,
salarii si mecanicul sef nu zic nimic că nu prea îi cunosc - poate în
numărul următor. Poate facem si o sedintă când vin din concediu... PS: în noiembrie am fost la un simpozion la Viena
fiindcă m-au invitat cei cu ERP-ul al doilea (mai tinem încă legătura) si am
văzut scris cu markerul pe peretele din toaletă ceva despre SAAS si Clouding dar
momentan tin doar pentru mine.
Epilog (La cizmaria informatica)
In loc de morala am ales un banc care se potriveste cu Cizmaria Informatica:
Itic
avea o suta de gaste. Intr-o zi, cateva se imbolnavesc si mor. Disperat, Itic
se duce la Rabin. Rabi, da-mi te rog un sfat, ca-mi mor toate gastele si mor
si eu de foame. Itic, uite ce ai da facut: da-le in fiecare
zi cate o lingura de apa. Se apuca Itic, se chinuie si le da apa cu
lingura, dar degeaba, tot mai mureau. Se duce iar la rabin. Rabi, ce ma
fac, le-am dat apa cu lingura, dar tot mor. Mai
Itic, da-le apa calduta. Fuge Itic repede acasa si le da apa calduta
cu lingura, dar tot mureau. Disperat , se duce iar la rabin. Oi, oi, rabi
ce ma fac ? Imi mor toate gastele si mor si eu de foame. Mai
Itic incearca cu apa calduta si putin sarata. Fuge bietul Itic acasa
si le da gastelor apa calduta si putin sarata, chinuindu-se, cu
lingura.Tratamentul nu are nici un efect si ii mor toate gastele. Disperat,
se duce la rabin. Oi, oi , oi vis mir, ce ma fac, mi-au murit toate gastele,
am sa mor si eu de foame. Mai Itic, eu sfaturi mai am , dar nu mai ai
tu gaste.
Nota1: Distanța dintre aparatele de ochire se numește
linia de miră iar împreună cu prelungirea ei până la punctul pe care se dorește
a îl lovi formează linia de ochire. Aparatele de ochire mecanice sunt formate
din înălțător (aflat în partea dinapoi a manșonului) și cătare (aflată în partea
din față a manșonului). De regulă, înălțătorul are forma literei U iar cătarea
I. Pentru o ochire corectă cuiul cătării trebuie să fie centrat
la mijlocul înălțătorului iar vârful lui trebuie să fie pe aceeași linie cu
umerii foiței înălțătorului.