Suntem aproape trecuti în 2012 si unii dintre dvs. probabil că vă întrebati cine e vinovatul în povestea asta:

1. Am grersit eu ca sef de proiect ?. De ce oare mă aflu la a III-a (a treia) implementare nereusită de produs ERP? Si vorba aia nu sunt bugetar deci nu am luat spagă de la nici una din firme. Ce să mai vorbim... Eu le-am ales pe toate trei aproape.

2. O fi gresit patronul ?. Când la nunta verisoarei a aflat că ginerele cumnatului tocmai se afla în negocieri cu o firmă importantă din capitala care este reprezentantul unui concern din VEST cu mii de implementări în Antarctica, Argentina, Angola, Algeria si chiar Papua Noua Guinee si atunci m-a pus să îi contactez discret pe unii de la noi din cartier care cică si ei sunt foarte multumiti de acel ERP renumit ?. Ca doar tările enumerate mai sus au sistemul contabil, fiscal si de gestionare a documentelor identic cu cel din România - cu mici exceptii care se vor corecta fara eforturi mari în timpul implementarii desigur.

3. Sau poate nu am fost atenti la toate detaliile interesante din POWER-POINT-ul pe care omul de la vânzări ni le-a explicat cu lux de amanunte la cele 5 prezentari ale produsului (2 la noi si trei la capitală). La una din prezentările din capitală chiar nu a adormit nimeni fiindca venisera si cei de la fabrica de dulciuri si tin minte că ei au întrebat dacă programul scoate facturi si are liste de preturi si li s-a răspuns clar ca asta e un ERP: "el se ocupă cu MRP (1+2), DRP, EDI, SSM si multe alte lucruri cu 3 litere" - deci o factură ar fi un lucru banal. Dar ei au insistat spunând că: au 30 de depozite, 5 facturiste pe depozit, se lucrează în două schimburi, se face si aviz si factură, se vinde si la persoane fizice, iar mai multe avize se pot închide într-o factura, marile lanturi de hipermarket-uri returneaza săptămânal multe produse neconforme etc... Atunci s-a iscat o controversă si din acest motiv nu am putut să închidem un ochi. Au mai zis ceva de unele facturiste care trebuie să facă si casă+bancă pe depozitul respectiv, să listeze si nirurile si să avizeze si comenzile emise din PALM. Li s-a răspuns ca noul ERP rezolva asta prin "Segregation of Duties" si să nu fie îngrijorati. Toată lumea a fost de acord aici.

4. Poate e de vina contabila sefa ? Cred că ea poartă toata vina fiindca la primul a zis că dacă produsul scoate balanta cu 5 coloane e multumită pentru început si e constientă că se va adapta la raportările românesti în cel mult 6 luni. Până atunci ea scoate în continuare balanta în programul national - MIEL. La al doilea a zis că în afară de balantă ar trebui si cartea mare ca să vadă cum s-au împerecheat conturile, iar la al III-lea acum a zis că fară fise cont, fise de magazie, NIR, Balantă de stocuri, carte mare si balantă cu 5 coloane nici nu discută cu ăstia pe care i-a adus patronu' (de la nunta cu verisoara). Poate mai târziu o să avem si o balantă de clienti, una de furnizori si până în martie mai mult ca sigur registrul de casă.

5. Sigur a gresit si sefa de la financiar . Fiindca nu a zis nimic niciodată. Doar la a doua implementare nu i-a placut că programul nu lista Registrul inventar al mijloacelor fixe cu grupare pe locatii+detinători si sa afiseze si valoarea ramasă. Mai spunea că reevaluarea trebuia să o faci pt. fiecare număr de inventar în parte si noi cică avem 5200 inclusiv clădiri, utilaje. Din cauza ei cei cu a doua firmă furnizoare de ERP au renuntat. A, să nu uit: parcă zicea ceva si de leasing - am avut vreo 480 de contracte cu 3 firme diferite prin 2007-2008 si toate trebuiau evidentiate si in EURO.

6. A gresit si omul de la IT. El e bine mersi acum - are firma lui. Poate dacă insista atunci când au venit primii cu ERP-ul se întelegea cu ei si făcea el rapoartele alea de nu le făcea sistemul fiindca era posibilitatea prin ODBC. Dar s-a tinut în gura cu ei si nu a primit schema logică a bazei de date.

7. Cred totusi ca Seful de depozit de la Bucuresti a fost unul din artizanii implementarilor nereusite. Este un bun inginer dar nu are cultură economică deloc si de aceea nu s-a apropiat deloc de nici unul din cele 3 ERP-uri. Nici nu a trimis toti oamenii la scolarizare la Vâlcea anul ăsta în august. Si acum tine evidentele alea în EXCEL, Acces si are acum un băiat care i-a facut ceva în FOX (stocurile parcă.) Zicea ceva de declaratia vamala de import (DVI), pretul complet de aprovizionare, iesire FIFO sau cu identificare specifică la scoatere, identificare loturi?!. Nu putea să stie el toate astea. Numai gacica aia pe care a angajat-o prin 2009 l-a învătat. Mai zicea ceva de diferenta între pretul de stoc si pretul de vânzare pe fiecare articol si pe fiecare client - cică asta nu a iesit în nici unul din programele pe care le-am adus din 2004 si până azi. Dar cred că exagerează. Patronul nu s-a putut certa cu el fiindcă pe la Bucuresti se fac 95% din importurile din Turcia si Japonia - aproape 80% din total produse aprovizionate.

8. Sunt si câtiva din firmă care au fost de acord de fiecare dată când se punea problema introducerii unui nou ERP. Doar că noul ERP să fie mai bun decât celalalt - asta era conditia. Astia sunt băietii de la Plan si cei de la Tehnic. A ! si băietii de la distribuitie - cei care fac comenzile pt. Hipermarket-uri parcă au fost multumiti de fiecare dată.

9. Cred că am omis pe cineva - este seful de la Receptii-Aprovizionare - un mare nemultumit: omul ăsta a participat la toate prezentările din 2002 si până azi, a participat la toate implementările, a fost personal la scolarizare si nu îi convine nimic: are toată ziua probleme cu inventarele si se puncteză săptămâmal cu sefa contabila (o conduce mereu seara după ce fac punctajele) - parcă sunt vorbiti. Omul asta zice că niciodată scripticul nu a bătut cu fapticul decât la produsele noi aprovizionate de curând, are mereu în balanta de stoc din ERP cantitatate ZERO cu sold negativ. Fisa de magazie nu bate cu recapitulatiile pe documentele intrate/iesite ce le tine el în EXCEL. Mai mult: pe contul 371 si 301 niciodată nu au putut să compare rulajul debitor cu intrarile valorice din balanta de stoc si rulajul creditor cu iesirile pe fiecare magazie în parte. Zice că la fiecare inventar trebuie să stea si sambata si duminica până la 23:00 să facă tot felul de punctaje. A insistat ca la noul ERP să se poată lista recapitulatia cantitativ-valorică pe documente/magazii/conturi si articole - unde o fi vazut el asta ? si la ce i-o trebui ?- nici unul din ERP-uri nu a avut asa ceva. Eu stiu că un ERP stie să primească comenzi de la clienti si să lanseze comenzi către furnizor si nici decum să facă recapitulatia documentelor. A ! am uitat - cică are f. multe avize între depozitele din tară si nu stie niciodată cât este emis, cât este pe drum (contul 481 ) si cât s-a receptionat efectiv. Trebuie să astepte sfârsitul de lună ca să facă asta si a zis ca e imposibil - lui îi trebuie de azi pe maine cel târziu. O avea si el partial dreptate - dar altii de la firme cu acelasi profil ca si noi parcă nu se plâng asa!

10. Mai sunt câteva fete la contabilitate care sunt nemultumite: noroc că pe astea nu le ascultă nimeni. Vor ca să vadă nu stiu ce facturi în sold la data cerută de ele (doar facturile nu si avansurile si cecurile), mai vor cecurile+biletele la ordin încasate precum si cele aflate pe drum si cele refuzate. Si mai vor să vadă analiza facturilor pe tipuri de încasări - eu cred că sunt nebune. Ziceau ceva si de registrul de casă si de deconturile cu salariatii - dar EU cred ca NU e o problema asta fiindcă noi avem doar 30 de case în lei, 14 în valută , 260 de conturi bancare si 1800 de salariati dintre care doar 350 pleacă în delegatie - cam 15 pe sucursală. Oricum fetele astea s-au uitat urât la noi de fiecare dată când am venit cu un nou ERP - nu stiu de ce?

11. Mai avem si operatii făcute prin cele 10 magazine proprii - dar de asta se ocupa una care e cam dusă - nu putem să o dăm afara fiindcă e prietenă cu sefa contabilă si cică e bună meseriasă - a tinut 23 de firme până să vină la noi dar acum nu mai are decât 12 că restul au dat falimet si mai cunoaste si pe unii de la control. Se pricepe la chestia aia cu receptii în pret de vânzare (inclusiv TVA si adaos comercial) - ca la butic. Stie să facă si descărcările. Urlă toată ziua că trebuie să adune nirurile facute de mână în magazine pe hârtie si a zis că dacă nu sântem în stare să adaptăm nici ERP-ul asta la mecanismul de magazin ea se duce la patron să îl determine să aduca un program în fox de la una din firmele ei.

12. Contabila de la postcalculatia costurilor e o doamnă - nu a zis nici da nici ba la nici una din implementări. Ea face si mai toate declaratiile (100, 300, intrastat, 390, 394). Ei i se extrag lunar niste listinguri din program undeva pe 10-15 ale lunii următoare. EA ia datele, le amestecă în niste exceluri, trage amortizarile si salariile separat si apoi scoate niste situatii. Patronul e multumit de ea dar nu întelege de ce se obtin situatiile de postcalcul la 20-25 de zile de la terminarea efectiva a lunii ? Nu stim daca actualul ERP ne poate oferi aceste situatii mai devreme. Ne mai gândim.

13. Era si o firmă de informatică locală care ne-a promis ceva prin 2002-2003 - parcă îl chema GOGU pe domnul acela. Stiam că el are deja 4 module independente: conta, salarii, mijloace fixe+ stocuri care functionau atunci la 140 de firme dintre care 2 ca a noastră si că le va integra pe toate. Urma să facă partea de facturare si clientii imediat si un postcalcul la maximum un an de la startarea implementării. Patronul si contabila sefă nu au vrut fiindcă li s-a parut mult atunci: 30.000 USD + 3000 USD mentenată anuală. Azi dacă ne uitam în urmă am dat: 40.000 pe primul ERP cu tot cu scolarizare, 80.000 pe al doilea la care s-au adaugat licentele de baza de date vreo 20.000. Se pare ca sub 200.000 pentru cel  care se află în derulare acum nu scăpam. Dar o să facem credit pt. hala nouă, intra niste bani de la UE si o să ne descurcăm. S-ar putea să ne mai ceara 30.000 pe modificări. La banii astia nu am trecut sutele de ore muncite de noi în afara programului si ce a mai suportat patronul pe lângă (mese, cazări, deplasări).

Mai sunt câteva chestii de zis dar mă opresc aici. Eu zic că vina e împărtita. Cel putin cei de la firma asta care a venit acum par a fi seriosi. Unii dintre consultanti au multă experientă. Unii au lucrat la Otelul Galati, Hunedoara si Resita deci sunt oameni grei, altii au două facultati: matematică + automatică (deci se pricep automat si la economie) iar unii dintre ei stiu engleză (lucru foarte necesar ca să îti iasă balanta sau fisa clientului). Cred că putem avea încredere. Au fost drăguti si chiar ne-au atentionat că dacă băgam documentele în ordine o sa avem balantă de stoc mai mult ca sigur si o fisă de magazie curată. Despre ăia de la productie, auto, obiectele de inventar, salarii si mecanicul sef nu zic nimic că nu prea îi cunosc - poate în numărul următor. Poate facem si o sedintă când vin din concediu... PS: în noiembrie am fost la un simpozion la Viena fiindcă m-au invitat cei cu ERP-ul al doilea (mai tinem încă legătura) si am văzut scris cu markerul pe peretele din toaletă ceva despre SAAS si Clouding dar momentan tin doar pentru mine.

Epilog (La cizmaria informatica)

In loc de morala am ales un banc care se potriveste cu Cizmaria Informatica:

Itic avea o suta de gaste. Intr-o zi, cateva se imbolnavesc si mor.
Disperat, Itic se duce la Rabin.
Rabi, da-mi te rog un sfat, ca-mi mor toate gastele si mor si eu de foame.
Itic, uite ce ai da facut: da-le in fiecare zi cate o lingura de apa.
Se apuca Itic, se chinuie si le da apa cu lingura, dar degeaba, tot mai mureau.
Se duce iar la rabin.
Rabi, ce ma fac, le-am dat apa cu lingura, dar tot mor.
Mai Itic, da-le apa calduta.
Fuge Itic repede acasa si le da apa calduta cu lingura, dar tot mureau.
Disperat , se duce iar la rabin.
Oi, oi, rabi ce ma fac ? Imi mor toate gastele si mor si eu de foame.
Mai Itic incearca cu apa calduta si putin sarata.
Fuge bietul Itic acasa si le da gastelor apa calduta si putin sarata, chinuindu-se, cu lingura.Tratamentul nu are nici un efect si ii mor toate gastele.
Disperat, se duce la rabin.
Oi, oi , oi vis mir, ce ma fac, mi-au murit toate gastele, am sa mor si eu de foame.
Mai Itic, eu sfaturi mai am , dar nu mai ai tu gaste.