Contact: homecontro@gmail.com www.homecont.ro |
Instructiunile de folosire a programului software de agregare a formularelor financiare Bilant 1.1
Nota:
Prezenta carte tehnica descrie modul de functionare a urmatorului program software:
Descriere generala:
Cu ajutorul acestui program se pot centraliza/agrega datele într-un singur loc de pe mai multe formulare financiare completate în "n" locatii.
Exemplu concret:
-programul poate fi instalat la Serviciul de urmărire a executiei Bugetare sau la Serviciul Bilanturi de la circa financiară pentru a agrega datele tuturor agentilor economici arondati. Mai poate fi instalat la orice alta entitate bugetara centrală (un ordonator de credite bugetar: minister sau primărie) care preia datele de la mai multi subordonati prin formulare predefinite. Poate fi folosit la fel de bine si de o firmă al carei sediu central agregă datele filialelor sau sucursalelor răspândite în toate judetele tării.
Programul permite definirea cu foarte mare usurintă a unor formulare de tip Bilant, Buget de venituri, Cont de profit si pierdere, Anexa 14, Balante sau orice altceva vă trece prin cap (formulare nu prostii).
Fiecare formular are: un număr de linii (rânduri), 3 coloane descriptive si un număr de coloane valorice (maxim 8 momentan);
Fiecare celulă din formular are o formulă proprie care poate fi sumă, înmultire, împărtire sau orice alta formulă matematică continând valorile unor coloane din lateral sau a unor rânduri de jos sau de deasupra. Vizualizarea datelor se poate face filtrat pe tipuri de unităti (SRL, SNC,SA), pe judete, pe orase, pe sectoare sau pe orice alt criteriu se stabileste.
Facilitati implicite:
-lucrează în retea (1-20 clienti/server);
-lucru cu mai multi utilizatori. Are functii de "spion" care urmăreste utilizatorul de la intrarea în aplicatie si pâna la iesirea acestuia;
-are un set de utilitare incluse cu care putem: căuta si edita de pe disc orice fisier, putem accesa internetul (adică are un browser de Web inclus), un utilitar pentru citire/vizualizare fisiere multimedia (mp3, wav, avi etc.);
-poate lucra cu sectii, subuniati sau oficii aflate la distantă fiecare având activitatea lui.
-este ready (aproape ready) în cazul în care se solicită ca în back-end să fie un RDBMS puternic cum ar fi SQL server;
-poate transmite sau poate prelua tranzactii accesând orice baza de date standard aflată în retea si recunoscuta prin TCP/IP cum ar fi SQLServer, Progress sau Oracle.
1. Descrierea aplicatiei.
Variantele programului:
*Succesiunea logică a actiunilor utilizatorului
*2. Instalarea programului si fisierele de baza
*3. Detalii tehnice ale suportului hard si soft
*CONFIGURAREA DE STARTUP A PROGRAMULUI Bilant:
*4. Tastele functionale
*5. Formulare generate de utilizator.
*Ce sînt aceste formulare generate de dvs.?
*Atentie LA NUMARUL UNIC (POZ)!
*Coduri folosite pentru definirea formulelor din celulele formularelor:
*Extras din macheta de formule asociate unei linii de formular
:*Obtinerea unui formular implică următorii pasi:
*6. Ecranele principale ale aplicatiei. Descriere.
*Stabilirea si codificarea unitătilor, formularelor, detaliilor.
*Descrierea machetei de detalii la formulare:
*Descrierea ecranului de formulare:
*Descrierea machetei de generare perioada:
*Descrierea ecranului de introducere date:
*Descrierea machetei de viziualizare si listare (export formulare în Excel sau ecran):
*7. Transmiterea si primirea formularelor.
*Schema de principiu a procesului de transmitere si primire formulare este următoarea:
*Descrierea meniurilor pentru primire/transmitere:
*Ecran transmitere:
*.
*Ecran primire (primesc formulare):
*8. Salvarea si restaurarea datelor.
* Descrierea aplicatiei.Prezentul program poate fi exploatat în trei variante:
Nu există diferente de variantă între programul instalat la sediul central sau la subunitati cu exceptia fisierului ‘sediu.txt’ care indică că ne aflăm la sediul central.
Indiferent de tipul variantei utilizate este obligatoriu ca o singura persoană să genereze formulare care apoi să le dea spre exploatare (completare) colegilor din retea sau subunitatilor. Această persoană este administratorul aplicatiei.
Administratorul aplicatiei va trebui să detină următoarele cunostinte si competente:
Utilizatorul va trebui să detina urmatoarele cunostinte si competente:
Succesiunea logică a actiunilor utilizatorului
Exploatarea aplicatiei necesită următorii pasi:
A. Codificarea
B. Generarea formularelor
C. Introducerea datelor în formulare
D. Transmiterea si primirea datelor
Instalarea programului si fisierele de baza
Instalarea programului se poate face atât manual (prin copiere) cât si cu ajutorul unui KIT de instalare (tip setup.exe).
După instalare în acest director veti întâlni următoarea structură:
C:\homecont\api\ = directorul cu fisierele suplimentare de tip Activex sau clasele distribuite împreună cu aplicatia;
C:\homecont\baze\bilant\ = directorul cu bazele de date, fisierele dbc, dbf, cdx, fpt, în care sunt stocate înregistrările tuturor unitătilor si ale tuturor formularelor. Tot aici se găsesc o parte din regulile si restrictiile bazei de date;
C:\homecont\bilant\ = directorul cu programul central (bilant.exe) precum si cu fisierele asociate respectiv:
C:\homecont\document\ = directorul cu documentatia programelor instalate. Aici pot fi gasite fisierele:
Dupa pornirea aplicatiei programul va crea automat două directoare de manevră în interiorul cărora va manipula o serie de fisiere temporare astfel:
< /P>< /P>< /P>< /P>
Dacă copierea manuală se face după un CD-ROM (nici nu se poate face altfel deoarece programul ocupă mai mult de 1,44 Mo) NU uitati să demarcati atributul READ-ONLY la toate fisierele din subdirectoarele c:\homecont. Dacă "uitati" atributul READ-ONLY la bazele de date, programul nu functionează.Una din metodele posibile pentru demarcare este:
Dup
ă instalare implemntatorul (cel ce face instalarea) va trebui să verifice următoarele aspecte:Se verifică functiile de bază ale programului:
Se verifică doar prin vizualizare existenta Unitatilor, Formularelor si a Detaliilor (pe la "Setari si Codificari");
Se va face o generare de proba pe la ‘Setari si Codificari>>> Generare perioadă’ pentru o data aleasă (30.09.2002 de ex.) , o unitate (unitatea la care facem instalarea) si un formular (1 = Bilant de ex.);
Se va face o listare de proba "în ecran" sau la imprimanta cu unul din formularele generate pe la "Contabilitate>>> Export date în DBF sau Excel";
CONFIGURAREA DE STARTUP A PROGRAMULUI Bilant:
Programul locuieste pe server în directorul c:\homecont si este "văzut" de statiile de lucru (clienti) astfel:
Program principal (exe):
\\numeserver\homecont\bilant\bilant.exeIn desktopul client vom instala o iconită denumita Bilant care va avea setat în spate urmatoarele:
Serverul poate fi orice calculator 586/686 cu min. 64 Mb RAM cu Win98,NT, 2000 server sau profesional.
Pentru monopost serverul este însăsi calculatorul pe care instalăm, cu conditia să aiba minimum Win98 pe el.
In cazul în care clientul mapează discuri logice conectate la server acestea vor primi o literă ("X" de exemplu). Unde "X:" este un disc mapat prin retea , el poate avea orice alt nume/litera (K,L,M…). Discul mapat se face peste
\\numeserver\homecont\În directorul
\\numeserver\homecont\bilant\ vom găsi un fisier numit server.txt. În acest fisier se va scrie exact numele serverului (vasile, gogu, florin nicu etc…) în următorul format:În cazul în care avem un server atacat de mai multi clienti
\\numeserver = \\vasile sau \\florin… etc. "Numeserver" este numele de retea al calculatorului server;În cazul în care "lucrăm pe local" si nu dorim să fim văzuti în retea atunci vom scrie în server.txt doar C:
ATENTIE ! După ce scrieti în server.txt numele serverului (vasile) sau numele discului local (c:) nu dati enter sau tab!
Bazele de date se află pe calea:
\\numeserver\homecont\baze\bilant\bilant.dbc sau pe local în c:\homecont\baze\bilantToate celelalte fisierele asociate (dbf,cdx,fpt) se afla în:
\\numeserver\homecont\baze\bilant\În cazul în care programul este instalat la sediul central al unitătii adică în locul unde se agregă datele subunitatilor atunci în directorul c:\homecont\baze\bilant vom mai găsi un alt fisier denumit sediu.txt. Fisierul sediu.txt este gol (are 0 octeti). Prezenta lui determină programul să se comporte ca program "master" care va agrega datele. Lipsa lui determină programul să se comporte ca program "slave" aflat la distantă undeva pe un client/unitate subordonată sediului central. Fisierul sediu.txt va fi activat doar la sediul central !.
Cum influentează fisierul sediu.txt comportamentul programului:
Mesajul este "Sunt sediul central" . Implicatiile acestui mesaj:
- programul va exporta către subunitate toate formularele cerute, inclusiv detaliile si formulele aferente dar va primi de la subordonat doar înregistrarile formularelor completate cu date.
Mesajul este "Sunt o subunitate" . Implicatiile acestui mesaj:
Concluzie:
Sediul central exportă către subunitati regulile jocului respectiv formularele cu detaliile necompletate.
Subunitatile exportă către sediul central toate formularele cu detaliile completate.
PRINCIPALELE TASTE (sau grupuri de taste) PE CARE LE VETI UTILIZA SîNT:
-Cu CTRL+Q se poate iesi fortat din majoritatea ecranele în care doriti să renuntati !
-Cu CTRL+W se salvează si se iese din majoritatea ecranelor !
-La ecranele unde exista butonul "EXIT" se va apăsa cu mousul pentru iesire.
-ENTER = pentru a intra într-un meniu sau a trece dintr-un cîmp (căsuta) în alta; Se tasteaza obligatoriu dupa completarea unei căsute, vom da enter sau vom apăsa una din săgeti, altfel câmpul riscă să nu fie validat !
-CTRL + W sau CTRL + Q pentru iesirea dintr-un ecran/fereastră de afisare;
-CTRL + N pentru introducerea unei note/pozitii contabile noi (rînd nou);
-CTRL + T stergere pozitii pentru ecranele care permit această optiune (bulina aparută în stînga notei reprezintă marcarea. Stergerea definitivă se face automat la iesirea din ecranul respectiv). în unele situatii vei fi întrebat dacă nu te razgîndesti. Dacă da, atunci te vei putea întoarce la pozitia cu pricina si vei demarca cu CTRL+T nota/pozitia respectivă;
-HOME+END sau SAGETILE stînga/dreapta sau PageUp sau PageDown se folosesc pentru defilarea prin ecrane;
- tastea functionale F2, F3, F4, F5, F6, F7,F8 pentru a selecta functii de ajutor în editare specifice unor ecrane.
Ce sînt aceste formulare generate de dvs.?
Formularele generate de dumneavoastră sunt acele jurnale pe care dumneavoastră le veti realiza după necesitatile contabile proprii pe baza unor reguli. De exemplu puteti crea un formular asemanător cu Bilantul Contabil definind coloane de lucru si linii de lucru.
Aceste formulare se definesc pe baza unor reguli simple astfel:
- se pot genera formulare cu maxim 8 coloane valorice + 1 coloana explicativa + 1 coloana contor;
- pentru generare, modificare si stergere se folosesc tastele Ctrl+N, F4 si CTRL+T
Atentie LA NUMARUL UNIC (POZ)!
Numarul de la "poz" trebuie să fie unic ! Nu dati acelasi numar la doua linii diferite.
Corect: Poz = 1,2,3,7,9,12,13,23;
INCORECT: Poz = 1,2,3,3,7,9,9,12,13,23;
Fiecare linie este identificată unic printr-un numar numit "POZ". La generarea liniei calculatorul alocă incremental un numar de tip n+1. Numărul poate fi schimbat si de dvs. prin suprascriere în celula respectivă. Daca ati suprascris un numar de la "POZ" calculatorul reactionează astfel:
-dacă ati scris -1 atunci sunteti întrebati prin Y sau N dacă doriti punerea pe 0 a tuturor liniilor;
-dacă ati scris -2 atunci sunteti întrebati prin Y sau N dacă doriti renumerotarea de la 1 a tuturor liniilor;
-dacă ati scris orice numar diferit de -1 sau -2 atunci sunteti întrebati prin Y sau N dacă doriti renumerotarea de la "n" a tuturor liniilor de la acea pozitie încolo (unde "n" este numarul tastat de dvs.).
Exemplu:
Daca va aflati pe pozitia 14 (POZ=14) si tastati 23 atunci calculatorul va renumerota toate liniile cu POZ>=14 cu valorile începând cu 23.
liniile 14,15,16,.....100 vor deveni 23,24,25,.....109
Schimbarea numarului unic de linie (POZ) necesită actualizarea relatiilor din formule !.
Fiecare linie are:
- un cod unic de numerotare (contor) numit "POZ" pe care îl dă programul (1,2,3….114,115…n);
- o zonă descriptivă (explicativă) în care trecem numele rândului (Mijloace fixe, Cheltuieli cu salariile, Contul casa, Clienti, Furnizori etc.…);
- un cod de linie (optional). Ar fi codul dat de autoritatea care a emis formularul (numar/cod rând) este optional;
Fiecare celulă are atasat în spate (ca în Excel) o formulă prin care i se precizează de unde preia datele astfel:
Coduri folosite pentru definirea formulelor din celulele formularelor:
CALC
= se foloseste pentru a calcula automat o sumă, minimul, maximul, count (totalul), media pentru valorile depuse în coloanele/liniile specificate după următoarea sintaxă:CALC SUM (COL1) FOR INLIST (POZ,7,48,52,64,97)
acest lucru ar însemna:
-calculează suma de celule aflate pe coloana 1 numai din liniile 7, 48, 52, 64, 97
CALC SUM (COL2) FOR BETW (POZ,9,25)
acest lucru ar însemna:
-calculează suma tuturor celulelor aflate pe coloana 2 de la linia 9 la 25;
REPLA
= (replace) se foloseste pentru a înlocui automat valoarea unei celule cu un calcul obtinut din celulele vecine. Se foloseste după următoarea sintaxă:REPLA COL1 WITH COL2+COL3+COL4+COL5
acest lucru ar însemna:
- înlocuieste coloana 1 (doar celula respectiva) cu suma coloaneleor 2,3, 4,5
REPLA COL2 WITH COL1/COL3+COL4/COL5
acest lucru ar însemna:
- înlocuieste coloana 2 (doar celula respectiva) cu suma RAPORTULUI dintre coloanele col1:col3 si col4:col5.
Data
la care se face interogarea este data solicitată la optiunea "Alege data":
Extras din macheta de formule asociate unei linii de formular
Se observa că la pozitia (linia/rândul) cu numarul 7 (Disponibilităti bănesti) sunt asociate 2 formule pentru coloanele 1 si 2 astfel:
Celelalte coloane respectiv coloana 3 la 8 nu au completat nimic fiind si inactive (vezi definire formulare).
Obtinerea unui formular implică următorii pasi:
Aici se crează antetul formularului astfel:
În continuare aveti un exemplu extras din rândurile Anexei nr. 14
Aici se crează detaliile formularului astfel:
Aici se crează numai înregistrări goale aferente fiecarei unităti solicitate astfel: pentru fiecare unitate vor fi create formulare goale conform selectiei.
Exemplu:
Daca avem 37 de unitati si un numar de 10 formulare predefinte conform dării de seama contabile (Bilant, Anexa 14, Anexa 18.1, Anexa 18.2 Anexa 20 s.a.m.d) fiecare formular având 30 de rânduri, atunci pe la
"Generare formulare" vor fi generate un numar de 37x10*30 adica 11.100 înregistrări;
"Contabilitate >>> Introducere/Modificare date în formulare".
La această optiune putem introduce efectiv date în interiorul formularului. Introducerea se poate face numai după ce utilizatorul a selectat DATA(LUNA), Unitatea si Formularul !
Stabilirea si codificarea unitătilor, formularelor, detaliilor.
Descrierea machetei de detalii la formulare:
Descrierea ecranului de formulare:
Descrierea machetei de generare perioada:
Descrierea ecranului de introducere date:
Descrierea machetei de viziualizare si listare (export formulare în Excel sau ecran):
Transmiterea si primirea datelor (formularelor) este procesul prin care se manipulează seturi de formulare predefinite între o unitate centrală si unitatile subordonate. Procesul se desfăsoară astfel:
Unitatea central
ă:Unitatile subordonate:
Unitatea centrală:
Schema de principiu a procesului de transmitere si primire formulare este următoarea:
Descrierea meniurilor pentru primire/transmitere:
La ecranul de transmitere, se va tine cont dacă la primire s-au preluat toate formularele din darea de seamă, atunci si la transmitere butonul "Toate formularele din darea de seam
ă " va fi activat.Aceasta va fi optiunea implicită.
La optiunea "primesc", preluarea datelor se face automat astfel:
Atentie! Dacă am facut o preluare (o primire) anterior, apoi am completat datele din formulare iar peste câteva zile "uităm" si facem din nou o preluare cu ce este pe dischetă, programul va sterge definitiv toate formularele din calculatorul nostru si le va copia din nou pe cele din dischetă în calculator (câteva zile am muncit degeaba).
Salvarea si restaurarea datelor.
Salvarea si restaurarea se apelează din modulul administrator al fiecărui program. Salvarea utilizează programul arj.exe de DOS. Verificati dacă acest program exista pe calculatorul dvs. Folositi un "arj.exe" de DOS cu data de productie mai mica de 1997 !
1. Salvarea datelor.
După introducerea mai multor date/înregistrari, indiferent în care program, este recomandată salvarea lor pe discheta.
La varianta WINDOWS salvarea se face numai în dierectorul c:\temp al fiecărei statii de lucru în fisierul numit "arhiva.arj".
Salvarea va face o copie a tuturor fisierelor bazei de date (formulare, detalii, înregistrări, unităti, utilizatori) existente la momentul respectiv.
2. Restaurarea datelor.
Prin restaurare se întelege aducerea în lucru curent (pe hard- disk) a unor date salvate anterior. Luna /perioada salvată pe dischetă sau CD-ROM vor fi copiate pe discul "C:" si vor putea fi vizualizate cu programul în lucru.
Restaurarea se face prin depunerea unei arhive vechi (arhiva.arj) în directorul c:\temp. Programul o va decomprima.
Restaurarea va distruge toate datele curente aducând sistemul la nivelul arhivei. Deci dacă te afli în aplicatie cu înregistrari contabile la 30.06.2002 si restaurezi de pe o arhiva din 28.02.2002 vei avea din acel moment date de la 28.02.2002 si anterioarele. Bucata de date dintre 28.02 si 30.06 nu mai există !
3. Salvarea si restaurarea direct (de) pe dischetă.
La variantele noi ale programelor HOMECONT veti întâlni si optiunea suplimentară de salvare pe dischetă.
Salvarea se face obisnuit în directorul c:\temp dar optional si pe dischetă:
Restaurarea se face obisnuit din directorul c:\temp dar optional si de pe dischetă:
La restaurare utilizatorul trebuie să fie constient de faptul că printr-o manipulare gresită poate dezarhiva o arhivă foarte veche !. Programul te avertizează întotdeauna despre data fisierului arhivă pe care vrei să-l manipulezi prin următorul mesaj:
Utilizatorul poate identifica cu exactitate data si ora la care s-a constituit arhiva.
Contact: homecontro@gmail.com www.homecont.ro |